このガイドで扱うこと
このガイドは社外、顧客、調達先、公開ページに出すPDFを扱うためのものです。ファイルの準備、順序、確認方法を決めて、隠れた文書情報を減らしたPDFを作ります。
作成者名、案件名、編集アプリ、タイムスタンプ、社内キーワードを不用意に扱わないよう、処理場所と共有前チェックも含めます。
手作業のブラウザツールとAPI自動化は目的が違うため、使い分けも明確にします。
始める前に
- メール、顧客ポータル、公開ダウンロード、調達システムから受け取った資料は、先にコピーを作ります。
- 最終版に何を含めるかを決めます。見える内容の編集を先に終わらせます。後から保存すると新しいメタデータが追加されることがあります。
- 最初は小さな単位で試し、確認できてから大きな束を処理します。
推奨ワークフロー
- 1
完成形を決める
ページ範囲、順序、容量目標、確認担当を先に決めます。
- 2
確認してからメタデータを削除する
主ツールで中心作業を行い、必要な場合だけ補助ツールを使います。
- 3
結果を確認する
出力を開き、タイトル、作成者、作成アプリ、日時、ページ内容、添付を確認します。ダウンロード成功だけで判断しません。
- 4
次回の自動化を判断する
単発の機密資料はWebで確認し、定型処理だけAPI化します。
使い分け
| 状況 | 使うもの | 理由 |
|---|---|---|
| 作成者名、案件名、編集アプリ、タイムスタンプ、社内キーワードを含む単発作業 | Webツールを優先 | 担当者がブラウザ上で確認しながら進められます。 |
| 本作業前に資料整理が必要 | 関連ツールを先に使う | 分割、OCR、圧縮、メタデータ削除で後戻りを減らせます。 |
| 毎日同じ処理が発生する | APIを検討 | 安定したルールの反復処理に向いています。 |
よくある失敗
- 早く削除しすぎて、その後の編集でメタデータを再作成してしまうこと。
- 出力後に開いて確認しないこと。順序、欠落、読みやすさは必ず見ます。
- 手順が固まる前にAPI化すること。ミスも一緒に自動化されます。
最終チェックリスト
- 原本ではなくコピーで作業した。
- 最終版に必要な内容だけが入っている。
- 別のPDFビューアでも開ける。
- 容量、メタデータ、共有先を確認した。
- APIは定型処理だけに使う。
FAQ
社外、顧客、調達先、公開ページに出すPDFではWebツールとAPIのどちらを使うべきですか？
人が内容を確認する作業はWebツール、同じ処理をシステムで繰り返す場合はAPIが向いています。
共有前に何を確認しますか？
タイトル、作成者、作成アプリ、日時、ページ内容、添付を確認し、社外共有ならメタデータも削除します。