這篇指南處理什麼
這篇指南適合處理合約包、報價單、學校表格、LINE 或 Email 收到的內部資料。重點是準備文件、安排順序，並得到順序清楚、可以直接交付的 PDF。
它會把隱私與處理位置納入流程，避免把客戶姓名、簽章頁、金額明細與內部備註當成一般附件處理。
它也會區分瀏覽器本地工具與 API 自動化：前者適合人工確認，後者適合穩定重複的後端流程。
開始前確認
- 先複製原始檔，尤其是來自LINE、Email、Teams 或共享雲端硬碟的資料。
- 先定義最終文件應包含什麼。先判斷哪些檔案與頁面真的屬於最終版本，不要把 LINE 或 Email 收到的附件全部直接合併。
- 第一次處理時控制批量大小，確認流程後再擴大。
建議流程
- 1
先確認交付結果
確認頁面範圍、檔案順序、大小目標和複核人。
- 2
只合併已確認的檔案
先用主工具完成核心動作，只在需要時加入準備或清理工具。
- 3
下載後複核
打開結果檢查首頁、末頁、各來源檔案的交界、頁面順序與附件是否遺漏。下載成功不代表可以直接發出。
- 4
判斷是否自動化
偶發敏感文件用網站工具；規則穩定且需批量處理時再用 API。
如何選擇路徑
| 情境 | 建議 | 原因 |
|---|---|---|
| 一次性處理且包含客戶姓名、簽章頁、金額明細與內部備註 | 優先用網站工具 | 人工在瀏覽器中處理與檢查，較適合敏感資料。 |
| 主任務前還需要整理 | 先用相關工具 | 提前拆頁、OCR、壓縮或清理元資料可減少返工。 |
| 每天或每位使用者都重複同一流程 | 再使用 API | 自動化適合穩定規則，不應替代人工判斷。 |
常見錯誤
- 不要一開始就把收到的所有檔案合併；草稿、重複頁與無關附件應先移除。
- 下載後不打開檢查。仍需確認順序、頁數、清晰度。
- 流程未穩定就接 API，會讓錯誤更快重複。
最終檢查清單
- 處理的是副本。
- 最終文件只包含預期內容。
- 結果可在另一個閱讀器正常打開。
- 已檢查元資料、大小和分享渠道。
- API 僅用於穩定重複流程。
常見問題
處理合約包、報價單、學校表格、LINE 或 Email 收到的內部資料時該用網站工具還是 API？
需要人工判斷時用網站工具；需要後端固定規則重複執行時再用 API。
外發前最需要檢查什麼？
檢查首頁、末頁、各來源檔案的交界、頁面順序與附件是否遺漏，並在發給團隊外部前清理元資料。